Приглашение на корпоратив — это первое, что сотрудники узнают о мероприятии. Если оно составлено непонятно, ответы откладываются, число гостей остаётся неизвестным, и за неделю до вечера организатору приходится собирать подтверждения по одному. Если приглашение ясное, большинство ответов приходит за три дня, а вся остальная подготовка идёт заметно проще. Ниже — что обязательно должно быть в приглашении на корпоратив, когда его рассылать и какие ошибки чаще всего создают путаницу.
Явка зависит не только от того, свободен ли человек в этот вечер. Она зависит и от того, насколько быстро он понимает приглашение. Если коллеге нужно гадать, закончится ли вечер достаточно рано, чтобы успеть на последний поезд, или можно ли взять с собой партнёра, он откладывает ответ — и часто просто забывает о нём.
Для организатора это прямые расходы. Бронь кейтеринга, зала и техники рассчитывается по числу гостей, а изменения в последний момент всегда обходятся дороже, чем решение, принятое вовремя. Поэтому хорошее приглашение — ещё и инструмент управления бюджетом: чем точнее информация, тем точнее список.
Всё остальное — бонус. Если эти восемь пунктов есть, приглашение готово к работе.
Укажите время так, как вечер проходит на самом деле: сбор гостей, официальная часть, ужин, свободная часть, окончание. Если в программе есть приветственная речь или вручение наград, поставьте рядом с ними время — те, кто хочет услышать выступление, спланируют приезд именно по нему.
Адрес площадки дайте в таком виде, чтобы его можно было скопировать прямо в карты. Если вход с улицы неочевиден, напишите об этом прямо: «вход со двора» или «второй этаж, лифт в фойе». Ситуация с парковкой заслуживает отдельного предложения, особенно в центре Таллинна и в Старом городе, где мест мало.
«Дресс-код» без пояснения вызывает больше вопросов, чем ответов. Пишите конкретно: smart casual, тёмные тона, а для тематической вечеринки — одно предложение о том, что это означает на практике. Если вечеринка тематическая, добавьте пару примеров: никто не хочет оказаться единственным без костюма — или единственным в костюме.
Вопрос спутников лучше закрыть прямо в приглашении. Если бюджет рассчитан только на сотрудников, напишите об этом дружелюбно, но прямо. Если пары приглашены, спросите в форме подтверждения отдельно, сколько человек придёт, — иначе это выяснится только при составлении финального списка для кейтеринга.
Напишите, в каком формате будет еда: ужин с рассадкой, фуршет или закуски. Это влияет на то, как люди планируют свой вечер. В форме подтверждения спросите об особенностях питания одним полем — вегетарианское меню, аллергии, другое. Один хорошо сформулированный вопрос экономит потом несколько писем.
Добавьте предложение о том, как добраться домой: есть ли общественный транспорт на разумном расстоянии, заказывает ли компания автобус или такси остаётся единственным вариантом. Зимой, когда вечер заканчивается поздно, а на улице скользко, для многих это решающая информация.
Упоминание программы в приглашении работает лучше, чем сюрприз. Если вечером будут фотобудка, фотозеркало или 360° видеокамера, напишите об этом: гости осознаннее выбирают одежду, и фотозона заполняется сразу после открытия, а не в конце вечера.
Добавьте и то, что гость сможет сделать со снимками: у PicMe фотографии печатаются на месте в формате 10×15 см или фотополосой 5×15 см, а в цифровом виде приходят по электронной почте или через галерею. Если планируется брендинг на фотографиях или логотип компании на фоне, расписывать это в приглашении подробно не нужно — достаточно одной отсылки к программе, чтобы вечер приобрёл понятные очертания. Более подробный обзор есть в статье чек-лист организатора корпоратива.
Для крупного корпоратива разумно дать первое сообщение — дату и место — за месяц или полтора. Полное приглашение с программой и формой подтверждения уходит примерно за три недели до вечера, а срок подтверждения ставится за десять—четырнадцать дней до мероприятия, потому что кейтерингу и площадке число гостей нужно знать заранее.
Напоминаний достаточно двух: одно за пару дней до срока подтверждения и одно практическое — накануне вечера, с временем, адресом и контактным телефоном. Больше писем не повышают долю ответов, а создают шум. Помните, что бронирование площадок и техники идёт в своём ритме — о том, что и когда закреплять, подробнее написано в статье когда бронировать место и технику для корпоратива.
Электронное письмо по-прежнему самый надёжный вариант: оно доходит до всех, и его можно переслать. Отправленное вместе с ним приглашение в календарь сразу резервирует время. Сообщение во внутренней сети или в мессенджере подходит для напоминания, но не как единственный канал — часть людей в отпуске или пользуется приложением не каждый день.
Печатная карточка уместна для юбилеев и годовщин, где нужен более торжественный тон. В этом случае разместите на карточке ссылку для подтверждения в виде QR-кода, чтобы ответить было так же просто, как в письме.
Если в программе вечера есть часть, построенная на участии, стоит подумать и о тех, кто не выйдет на танцпол — об этом есть отдельная статья: как вовлечь гостей, которые не танцуют.
«Приглашаем всех на корпоратив в пятницу, 5 декабря, с 18.00 до 23.00. Место: [название зала], [полный адрес], вход со двора, парковка перед зданием. Программа: 18.00 приветствие, 19.00 ужин, 20.30 музыка и фотозона. Дресс-код: smart casual. Можно прийти с парой. Просим подтвердить участие и указать особенности питания не позднее 21 ноября здесь: [ссылка]. Вопросы по телефону: [имя, телефон]».
Это шесть предложений, и в них есть всё необходимое. Длинное приглашение не значит хорошее.
Когда приглашение готово, следующий шаг — закрепить технику и фотозону, потому что именно они определяют, каким вечер останется на снимках. PicMe — эстонская команда, которая работает на мероприятиях более пяти лет и привозит фотобудку, фотозеркало, 360° видеокамеру, звуковое оборудование и фотозону вместе с установкой. Свяжитесь с нами и запросите предложение для вашего мероприятия — напишите дату, место и число гостей, и мы пришлём подходящее решение с ценой.
