В сентябре новогодний корпоратив — уже вполне своевременная тема. Лучшие пятничные и субботние вечера декабря в Таллинне, Тарту и Пярну обычно разбирают ещё до первого снега, и чем глубже в ноябрь, тем уже становится выбор — и залов, и кейтеринга, и техники. Это руководство написано для HR-менеджера или ассистента, который собирает корпоратив параллельно с основной работой и хочет сделать это один раз, но как следует.
Самая частая ошибка — начинать с идей. Тема, меню и оформление остаются гибкими вплоть до последней недели, а дата и зал — нет. Согласуйте с руководством две-три подходящие даты, сверьте их с крупными проектами и дедлайнами конца года и забронируйте площадку при первой возможности. Все остальные решения потом спокойно укладываются в эти рамки.
Практический порядок прост: зал и кейтеринг подтверждаются в сентябре или октябре, развлечения и техника — в октябре или ноябре. Если в коллективе больше ста человек, начинать стоит ещё раньше: больших залов просто меньше, и бронируют их первыми.
Первые две недели декабря — самое напряжённое время, потому что праздновать хотят все. Вечер среды или четверга обычно свободнее и оставляет больше свободы выбора, причём для сотрудников будний вечер бывает даже удобнее выходного, который принадлежит семье. Если люди съезжаются со всей Эстонии — например, из Нарвы, Вильянди или Раквере, — сразу закладывайте транспорт и ночлег: именно эти строки чаще всего выпадают из бюджета.
Выбор формата зависит от того, чего вы на самом деле хотите добиться:
Большинство бюджетов корпоратива разъезжается не из-за зала или еды, а из-за мелких строк. Выпишите всё ещё до первого запроса предложений:
Резерв — не формальность. Всегда что-нибудь да случается: число гостей растёт, залу нужна дополнительная площадь или кто-то в последний момент хочет оформление с логотипом. Если резерв есть, из-за таких вещей не придётся возвращаться к правлению.
В Эстонии праздник, организованный только для сотрудников, как правило считается специальной льготой, а значит, к расходам добавляются подоходный и социальный налог. Если в мероприятии участвуют также клиенты и партнёры, часть расходов можно трактовать как расходы на приём гостей, которые до определённого предела не облагаются налогом: закон предусматривает 32 евро в месяц плюс два процента от суммы выплат, обложенных социальным налогом. Алкоголь под эту льготу не подпадает.
Толкование зависит от того, кто участвует в мероприятии и насколько хорошо задокументировано его содержание, поэтому согласуйте формат с бухгалтером ещё до заключения договоров. Если праздник связан с обучением или подведением итогов года, сохраните программу дня и список участников.
Хороший корпоратив не расписан плотно по минутам, но у него есть внятный хребет. Схема, которая работает на практике:
Самая важная деталь — длина речи. Долгая презентация прямо перед ужином — одна из немногих вещей, которые способны надёжно испортить настроение хорошего праздника.
В совместных активностях главный вопрос — подключатся ли к ним те, кто не хочет на сцену. Фоторешения здесь работают хорошо: участие добровольное и занимает пару минут, а результат остаётся. Вариантов несколько, и они подходят мероприятиям разного размера:
Число гостей стоит назвать сразу при запросе предложения, потому что от него зависит, насколько быстро решение успеет обслужить всех желающих. Для большой компании обычно разумнее поставить две отдельные точки, чем допустить длинную очередь. Весь выбор услуг можно посмотреть на сайте PicMe.
Когда дата корпоратива определена, самое время закрепить фоторешение — декабрьские выходные заполняются раньше всего. Пришлите нам дату мероприятия, город и число гостей, и мы сделаем конкретное предложение вместе с рекомендацией, какое решение лучше подойдёт вашему залу и вашей компании. Запросить предложение.
Рядом с чек-листом стоит зафиксировать и ритм вечера — смотрите пример тайминга корпоратива и момент открытия фотозоны.
Чтобы закрыть пункт про развлечения, посмотрите аренду фотобудки в Таллинне — что входит в цену и сколько нужно места.
