Планирование новогоднего корпоратива обычно начинается с одного вопроса: сейчас ещё рано или уже поздно? В сентябре декабрь кажется далёким, но именно в эти недели разбирают лучшие залы, технику и ведущих. Ниже — практичный график, который помогает понять, что нужно подтвердить прямо сейчас, что через месяц, а что спокойно можно оставить на ноябрь.
До Рождества в декабре помещается всего четыре-пять праздничных выходных, и подавляющее большинство компаний хочет отмечать в одни и те же пятницы. Количество залов ограничено, а свободные даты появляются редко — как правило, только когда кто-то отменяет раннюю бронь.
С техникой работает та же логика, только ещё жёстче. Фотобудка, фотозеркало или платформа 360° — это физическое оборудование, которое в один вечер может находиться только в одном месте. Если два клиента хотят одну и ту же декабрьскую пятницу, её получит тот, кто подтвердил бронь раньше. В сентябре и октябре выбор ещё большой, а в ноябре приходится подстраивать либо дату, либо список пожеланий.
Смысл графика не в том, чтобы решить всё сразу, а в том, чтобы первыми закрепить ресурсы, которые нельзя размножить: дату, зал, людей и оборудование. Меню, декор и развлечения можно уточнять и в ноябре — ничего при этом не потеряется.
Самая частая ошибка — искать зал до того, как дата согласована внутри компании. Потом выясняется, что руководству удобна совсем другая неделя, и поиск начинается заново.
Практичный подход: выберите две-три даты по приоритету и запрашивайте предложения сразу по всем. Учитывайте, что пятница — самый востребованный день. Четверг или суббота обычно дают заметно больший выбор и по площадкам, и по технике, а ещё с ними проще договориться о времени монтажа.
Прежде чем подтверждать зал, попросите ответы на эти вопросы — позже изменить их куда сложнее:
Запрашивайте ответы письменно и добавляйте их в подтверждение брони. В декабре один и тот же зал нередко обслуживает несколько праздников в день, и устные договорённости в суматохе забываются. Письменный тайминг помогает и поставщику техники спланировать, когда можно привезти и смонтировать оборудование.
Развлекательное оборудование на декабрь бронируют обычно раньше, чем утверждают меню. Если вы уже знаете, что хотите на празднике фотоформат, разумно подтвердить его сразу после зала.
К фотозоне можно добавить дополнения: «живой» фон из пайеток стоит 150 € как опция, остальные фоны и реквизит подбираются под тему праздника. За идеями загляните в материалы о том, какие темы новогоднего корпоратива работают на практике и как собрать фотозону, которая не выглядит дёшево.
Хорошего ведущего на декабрь бронируют часто раньше, чем зал: один человек в один вечер может быть только в одном месте. В команде PicMe вечера ведёт ведущий и диджей Эрсто Пыллуаас, который закрывает и ведение, и музыку — это экономит и бюджет, и время на согласования.
Саму программу можно собрать позже, но человека нужно закрепить сразу. То же касается барного обслуживания: отдельная барная стойка со своим бартендером — тоже ресурс, привязанный к дате.
Если декабрьские пятницы разобраны, это не значит, что праздника не будет. Работайте с вариантами:
Для всей остальной подготовки пригодится наш чек-лист организатора корпоратива, где расписаны и сроки по кейтерингу, и график рассылки приглашений.
Когда дата и техника согласованы, следующий шаг — программа самого вечера: тайминг корпоратива и момент открытия фотозоны показывает, куда она встраивается между блоками.
Хотите узнать, какое оборудование ещё свободно на вашу дату? Отправьте запрос с датой, городом и числом гостей — мы ответим списком доступной техники и ценовым предложением. Свяжитесь с PicMe и закрепите технику для корпоратива уже сегодня.
