Jõulupeo planeerimine algab tavaliselt ühest küsimusest: kas praegu on veel vara või juba hilja? Septembris tundub detsember kaugel, kuid just neil nädalatel broneeritakse ära parimad saalid, tehnika ja õhtujuhid. Allpool on praktiline ajakava, mis aitab otsustada, mida tuleks kinnitada kohe, mida kuu aja pärast ja mida võib rahulikult jätta novembrisse.
Detsembris mahub enne jõule ainult neli kuni viis peonädalavahetust ja valdav osa ettevõtteid soovib pidutseda samadel reedetel. Saalide hulk on piiratud ja vabu kuupäevi tuleb turule harva – enamasti siis, kui mõni varasem broneering tühistatakse.
Sama loogika kehtib tehnika kohta, ainult veel teravamalt. Fotoboks, fotopeegel või 360° platvorm on füüsiline seade, mida saab ühel õhtul kasutada ainult ühes kohas. Kui kaks klienti soovivad sama detsembri reedet, saab selle see, kes kinnitas varem. Septembris ja oktoobris on valikut veel palju; novembris tuleb juba kohandada kas kuupäeva või soovinimekirja.
Ajakava mõte ei ole kõike korraga ära otsustada, vaid panna esimesena kinni need ressursid, mida ei saa juurde teha: kuupäev, ruum, inimesed ja seadmed. Menüüd, kaunistusi ja mänge saab täpsustada veel novembris, ilma et miski käest libiseks.
Kõige sagedasem viga on hakata otsima saali enne, kui kuupäev on majasiseselt kokku lepitud. Seejärel selgub, et juhtkonnale sobib hoopis teine nädal, ja kogu otsing algab otsast peale.
Praktiline lähenemine: vali kaks kuni kolm kuupäeva tähtsuse järjekorras ja küsi pakkumisi kõigi kohta korraga. Arvesta, et reede on kõige nõutum päev. Neljapäevane või laupäevane pidu annab tavaliselt märksa suurema valiku nii kohtade kui ka tehnika osas, samuti on siis lihtsam kokku leppida ülesseadmise aegu.
Saali broneerides tasub enne kinnitamist küsida vastused nendele punktidele – hiljem on neid palju keerulisem muuta:
Küsi vastused kirjalikult ja lisa need broneeringu kinnitusse. Detsembris teenindab sama saal sageli mitut pidu päevas ja suulised kokkulepped kipuvad kiirel õhtul ununema. Kirjalik ajakava aitab ka tehnikapakkujal planeerida, millal saab seadmeid kohale tuua ja üles seada.
Meelelahutustehnika broneeritakse detsembriks tavaliselt varem kui menüü. Kui tead juba, et soovid pidule fotolahendust, on mõistlik see kinnitada kohe pärast saali.
Fototsooni juurde saab tellida lisasid: litritest elav taust maksab lisandina 150 €, muud taustad ja rekvisiidid lepitakse kokku vastavalt peo teemale. Ideede saamiseks tasub vaadata, millised jõulupeo teemad päriselt töötavad ja kuidas üles ehitada jõulupeo fototsoon, mis ei näe odav välja.
Hea õhtujuht broneeritakse detsembriks sageli varem kui saal, sest üks inimene saab ühel õhtul olla ainult ühes kohas. PicMe meeskonnas veab õhtuid juht ja DJ Ersto Põlluaas, kes saab katta nii juhtimise kui ka muusika – see hoiab kokku nii eelarvet kui ka koordineerimist.
Programmi enda võib paika panna hiljem, kuid inimene tuleb kinni panna kohe. Sama kehtib baariteenuse kohta: kui soovid peole eraldi baarileti oma teenindajaga, on see samuti kuupäevapõhine ressurss.
Kui detsembri reeded on läinud, ei tähenda see, et pidu jääb ära. Tööta variantidega:
Kogu ülejäänud ettevalmistuse jaoks on abiks meie ettevõtte jõulupeo korraldaja kontrollnimekiri, kus on kirjas ka toitlustuse ja kutsete ajakava.
Kui kuupäev ja tehnika on paigas, on järgmine samm õhtu enda kava: jõulupeo ajakava ja fototsooni avamise õige hetk näitab, kuhu plokkide vahele fototsoon mahub.
Kui soovid teada, millised seadmed on sinu kuupäeval veel vabad, saada meile päring koos kuupäeva, linna ja külaliste arvuga – vastame vaba tehnika ja hinnapakkumisega. Võta PicMe-ga ühendust ja pane jõulupeo tehnika juba täna kirja.
