Firmapeo kutse on esimene asi, mida kolleegid üritusest näevad. Kui see on segane, lükkub vastamine edasi, kohaletulijate arv jääb õhku ja korraldaja peab nädal enne pidu inimesi ükshaaval taga ajama. Kui kutse on selge, tuleb enamik vastuseid ära kolme päevaga ja ülejäänud ettevalmistus läheb oluliselt lihtsamalt. Allpool on kokku pandud, mis peab firmapeo kutses kindlasti kirjas olema, millal see välja saata ja millised vead kõige rohkem segadust tekitavad.
Kohaletulijate arv ei sõltu ainult sellest, kas inimesel on sel õhtul aega. See sõltub ka sellest, kui kiiresti ta kutsest aru saab. Kui kolleeg peab mõtlema, kas pidu lõpeb nii vara, et ta jõuab viimase rongiga koju, või kas kaaslase võib kaasa võtta, lükkab ta vastamise edasi ja sageli unustab ära.
Korraldaja jaoks on see otsene kulu. Toitlustaja, saali ja tehnika broneeringud käivad külaliste arvu järgi ning viimase hetke muudatused on alati kallimad kui õigeks ajaks tehtud otsus. Hea kutse on seega ka eelarve tööriist: mida täpsem on info, seda täpsem on nimekiri.
Kõik muu on boonus. Kui need kaheksa punkti on olemas, on kutse tööks valmis.
Kirjuta kellaajad nii, nagu õhtu päriselt kulgeb: saabumine, ametlik osa, õhtusöök, vaba osa, lõpp. Kui programmis on tervituskõne või auhindade üleandmine, pane see kellaajaga kirja – inimesed, kes tahavad kõnet kuulda, planeerivad saabumise selle järgi.
Koha puhul lisa aadress sellisel kujul, mille saab otse kaardirakendusse kopeerida. Kui hoone sissepääs ei ole tänavalt ilmne, kirjuta see välja: „sissepääs hoovi poolt“ või „teine korrus, lift fuajees“. Parkimise olukord väärib ühte lauset, eriti Tallinna kesklinnas ja vanalinnas, kus parkimiskohti on vähe.
„Dress code“ ilma selgituseta tekitab rohkem küsimusi kui vastuseid. Kirjuta konkreetselt: smart casual, tumedad toonid, teemapeo puhul üks lause selle kohta, mida see praktikas tähendab. Kui pidu on teemaline, lisa paar näidet – inimesed ei taha olla ainsad, kes kostüümi selga ei pannud, ega ka ainsad, kes panid.
Kaaslaste küsimus tasub lahendada kutses ära. Kui eelarve lubab ainult töötajaid, kirjuta see sõbralikult, kuid otse. Kui kaaslased on oodatud, küsi kinnitusvormis eraldi, mitu inimest tuleb – muidu selgub see alles toitlustaja viimase nimekirja koostamisel.
Kirjuta, mis kujul söök on: istumisega õhtusöök, buffet või suupisted. See mõjutab seda, kuidas inimesed oma õhtu planeerivad. Küsi kinnitusvormis toitumiserisusi ühe lahtriga – taimetoit, allergiad, muu. Üks hästi sõnastatud küsimus säästab hiljem mitu e-kirja.
Lisa üks lause koju saamise kohta: kas on ühistransport mõistlikul kaugusel, kas ettevõte tellib bussi või on takso ainus variant. Talvisel ajal, kui pidu lõpeb hilja ja ilm on libe, on see info paljudele otsustav.
Programmi mainimine kutses töötab paremini kui üllatus. Kui õhtul on fotoboks, fotopeegel või 360° videokaamera, kirjuta see välja – inimesed valivad riietuse teadlikumalt ja fototsoon täitub kohe pärast avamist, mitte alles õhtu lõpus.
Lisa ka see, mida külaline fotodega teha saab: PicMe puhul saab pildid kohapeal paberile 10×15 cm suuruses või 5×15 cm fotoribana ning digikujul e-posti või galerii kaudu. Kui plaanis on brändikujundus fotodel või ettevõtte logo taustal, ei pea seda kutses üksikasjalikult lahti kirjutama, aga üks viide programmile annab õhtule oodatud kuju. Põhjalikum ülevaade on artiklis ettevõtte jõulupeo korraldaja kontrollnimekiri.
Suurema firmapeo puhul on mõistlik anda esimene teade – kuupäev ja koht – kuu või poolteist enne. Täiskutse koos programmi ja kinnitusvormiga läheb välja umbes kolm nädalat enne pidu ning kinnitamise tähtaeg on kümme kuni neliteist päeva enne üritust, sest toitlustaja ja saal tahavad arvu varem teada.
Meeldetuletusi piisab kahest: üks paar päeva enne tähtaega ja üks praktiline teade peoeelsel päeval, kus on kirjas aeg, aadress ja kontaktnumber. Rohkem kirju ei tõsta vastamise määra, vaid tekitab müra. Pea meeles, et peopaikade ja tehnika broneerimine käib omas tempos – sellest, millal mida kinni panna, on pikemalt juttu artiklis millal broneerida jõulupeo koht ja tehnika.
E-kiri on endiselt kõige töökindlam, sest see jõuab kõigini ja seda saab edasi saata. Kalendrikutse kõrval saadetuna hoiab aja kohe broneeritud. Sisevõrgu või vestlusrakenduse teade sobib meeldetuletuseks, kuid mitte ainsaks kanaliks – osa inimesi on puhkusel või ei kasuta rakendust iga päev.
Trükitud kaart sobib juubelite ja aastapäevade puhul, kus soovitakse pidulikumat tooni. Sel juhul pane kinnitamise link QR-koodina kaardile, et vastamine oleks sama lihtne kui e-kirjas.
Kui õhtu programmis on osalusele üles ehitatud osa, tasub mõelda ka nendele, kes tantsupõrandale ei lähe – selle kohta on eraldi artikkel kuidas kaasata peol ka need, kes ei taha tantsida.
„Kutsume kõiki meie firmapeole reedel, 5. detsembril kell 18.00–23.00. Koht: [saali nimi], [täisaadress], sissepääs hoovi poolt, parkimine maja ees. Kava: 18.00 tervitus, 19.00 õhtusöök, 20.30 muusika ja fototsoon. Riietus: smart casual. Kaaslane on oodatud. Palume kinnitada osalemine ja märkida toitumiserisused hiljemalt 21. novembriks siin: [link]. Küsimuste korral helista: [nimi, telefon].“
See on kuus lauset ja sisaldab kõike vajalikku. Pikem kutse ei ole parem kutse.
Kui kutse on valmis, on järgmine samm tehnika ja fototsooni kinnitamine, sest just need mõjutavad seda, kuidas õhtu pildile jääb. PicMe on Eesti oma meeskond, kes on üritustel tegutsenud üle viie aasta ning toob kohale fotoboksi, fotopeegli, 360° videokaamera, helitehnika ja fototsooni koos ülesseadmisega. Võta ühendust ja küsi oma ürituse kohta pakkumine – kirjuta kuupäev, koht ja külaliste arv ning saadame sobiva lahenduse koos hinnaga.
