Клиентский день — это формат мероприятия, на который компания приглашает текущих и потенциальных клиентов без привязки к конкретной сделке. Логика простая: человек, который побывал в вашем офисе, мастерской или салоне вживую, запомнит вас лучше, чем тот, кто видел только письмо. В Эстонии клиентские дни чаще всего проводят осенью и в начале декабря, когда подведение итогов года совпадает с предпраздничным настроением — ровно в тот период, когда бронируют корпоративы и технику для мероприятий.
Клиентский день не стоит оценивать по числу подписанных на месте договоров. Его ценность складывается из трёх вещей. Во-первых, лицо за именем: менеджеры по продажам и поддержка, с которыми клиент весь год только переписывался, обретают реальный облик. Во-вторых, информация, которую не получишь по электронной почте — в свободном разговоре организатор слышит, что клиента по-настоящему беспокоит. В-третьих, контент: один хорошо проведённый вечер даёт материал, который можно использовать в соцсетях и рассылке следующие полгода.
Заранее определите два-три показателя, которые реально можно посчитать: какая доля приглашённых пришла, сколько новых контактов получила команда продаж, сколько встреч договорились провести прямо на мероприятии. Эти цифры помогут защитить бюджет в следующем году.
Самое надёжное время — со вторника по четверг, начало около 16:00 или 17:00. Утро понедельника тонет в совещаниях, а в пятницу вечером люди мысленно уже дома. Если клиенты едут со всей Эстонии, учитывайте дорогу: из Тарту или Пярну до Таллинна нужно минимум два часа, поэтому старт раньше 16:00 отсекает половину гостей.
В году есть два естественных окна. Осень — с сентября по начало ноября — подходит, если вы хотите попасть в бюджетные обсуждения клиента до конца года. Весна — март и апрель — хороша для представления нового сезона или нового продукта. Вторая половина декабря — худший выбор: у всех уже свои праздники в календаре.
Реалистичная явка — 40–60 процентов от подтвердивших участие, если вход свободный. То есть, чтобы в зале оказалось 40 человек, приглашать нужно около ста и закладывать, что часть подтвердивших всё равно не придёт. Не зовите только тех, кто принимает решения: специалист, который пользуется вашей услугой каждый день, часто куда более важный посол, чем его руководитель.
Приглашение должно отвечать на четыре вопроса раньше, чем человек начнёт прокручивать текст: что, когда, где и сколько по времени. Добавьте информацию о парковке и точный вход — в больших офисных зданиях это самая частая причина опозданий. Отправьте приглашение за три недели, напоминание — за неделю, последнее подтверждение — утром в день мероприятия.
Самая распространённая ошибка клиентского дня — слишком длинная официальная часть. Двух часов достаточно, три часа — максимум. Один рабочий вариант выглядит так:
Свободная часть — это то, ради чего мероприятие вообще проводится. Официальная часть лишь повод, по которому люди пришли.
Разделите пространство мысленно на три части: место, где встречают и выдают бейдж; место с едой и напитками; место, где что-то происходит. Если все три в одном углу, возникает затор, а вторая половина зала пустует. Если они слишком далеко друг от друга, гости разбиваются на группы, которые между собой не пересекаются.
Учитывайте, что на фуршете на одного гостя уходит примерно один квадратный метр свободного пола плюс столы и техника. Оставьте проходы свободными — самое узкое место в зале определяет, насколько комфортным покажется весь вечер.
На клиентском дне фотозона решает две задачи. Во-первых, она даёт людям занятие: на приёме всегда есть кто-то, кто никого не знает, и подойти к фотобудке проще, чем вклиниться в чужой разговор. Во-вторых, появляется контент, который продолжает работать на бренд уже после мероприятия.
Сама фотобудка занимает около одного квадратного метра, для фона подходит стена шириной 1,5–2 метра и высотой 2,5 метра. Снимки печатаются в формате 10×15 см или фотополосой 5×15 см — полоса на клиентском дне практичнее, потому что помещается в карман, а на её край можно нанести логотип компании. Если вы хотите, чтобы визуал был полностью вашим, почитайте, как фирменный стиль компании попадает на снимки. В большом зале работает и фотозеркало с управлением прямо в зеркале и съёмкой в полный рост, или платформа 360°, которая вращается вокруг гостя и автоматически отправляет видео по электронной почте.
Открывайте фотозону сразу в начале свободной части, а не в конце вечера. Клиентский день не длится до ночи, и половина гостей уходит уже через два часа — если зона откроется слишком поздно, она останется полупустой.
Последующая работа решает, останется ли от мероприятия хоть что-то. Отправьте фотографии не позже двух рабочих дней, пока впечатление свежее. Удобнее всего дать гостю QR-код на месте, а ссылку на галерею прислать потом по почте; варианты описаны в материале о том, как делиться фото с гостями. Добавьте в письмо один конкретный следующий шаг, а не общую благодарность.
Спрашивайте разрешение в момент съёмки: если кадры потом используются в каналах компании, гость должен об этом знать. Простая табличка рядом с фотозоной и одна фраза в приглашении закрывают этот вопрос.
Хороший клиентский день — короткий, с продуманным делением зала и с поводом задержаться. Содержательный блок держит программу вместе, но настоящая работа происходит в свободной части — там, где люди стоят, разговаривают и фотографируются.
Если вы планируете осенний или весенний клиентский день и хотите предложение по фотозоне, фотобудке, фотозеркалу или камере 360°, свяжитесь с нами — ответим вместе с техническим списком и таймингом.
