Kliendipäev on ürituseformaat, kus ettevõte kutsub oma olemasolevad ja võimalikud kliendid kohale ilma, et päevakorras oleks konkreetne tehing. Mõte on lihtne: inimene, kes on teie kontoris, töökojas või salongis päriselt käinud, mäletab teid järgmisel korral paremini kui see, kes on näinud ainult e-kirja. Eestis korraldatakse kliendipäevi kõige tihedamini sügisel ja detsembri alguses, kui aastalõpu kokkuvõtted langevad kokku jõulueelse meeleoluga — täpselt samal perioodil, mil broneeritakse ka firmapeod ja ürituse tehnika.
Kliendipäeva ei tasu mõõta kohapeal sõlmitud lepingutega. Selle väärtus tuleb kolmest asjast. Esiteks nägu nime taha: müügi- ja tugiinimesed, kellega klient on aasta jooksul ainult kirjutanud, saavad reaalse kuju. Teiseks info, mida ei küsita e-kirjaga — vabas vestluses kuuleb korraldaja ära, mis klienti päriselt häirib. Kolmandaks sisu: üks hästi korraldatud õhtu annab materjali, mida saab kasutada järgmise poole aasta jooksul sotsiaalmeedias ja uudiskirjas.
Seadke enne üritust paika kaks-kolm mõõdikut, mida on võimalik päriselt kokku lugeda: kui suur osa kutsutuist tuli kohale, mitu uut kontakti jäi müügimeeskonnale, mitu kokkusaamist lepiti ürituse ajal kokku. Need numbrid aitavad järgmisel aastal eelarvet kaitsta.
Kõige kindlam aeg on teisipäevast neljapäevani, algusega kella 16 või 17 paiku. Esmaspäeva hommikupoolik kaob koosolekute alla ja reede õhtul on inimesed juba mõttes kodus. Kui kliendid tulevad üle Eesti, arvestage sõiduajaga: Tartust või Pärnust Tallinna jõudmiseks on vaja vähemalt kaks tundi, nii et algus enne kella 16 lõikab pooled külalised ära.
Aasta sees on kaks loomulikku akent. Sügis — september kuni novembri algus — sobib siis, kui soovite jõuda kliendi eelarvearutelusse enne aastavahetust. Kevad — märts ja aprill — sobib uue hooaja või uue toote tutvustamiseks. Detsembri teine pool on halvim valik: kõigil on juba oma peod kalendris.
Realistlik kohaletuleku määr on 40–60 protsenti kinnitanutest, kui üritus on tasuta. See tähendab, et 40 inimese saamiseks ruumi tuleb kutsuda umbes sada ja arvestada, et kinnitanutest jääb osa ikkagi tulemata. Ärge kutsuge ainult otsustajaid — tihti on see spetsialist, kes teie teenust igapäevaselt kasutab, palju olulisem saadik kui tema juht.
Kutse peab vastama neljale küsimusele enne, kui inimene jõuab kerida: mis, millal, kus ja kui kaua. Lisage parkimisinfo ja täpne sissepääs — suurte kontorimajade puhul on see kõige sagedasem põhjus, miks keegi hiljaks jääb. Saatke kutse kolm nädalat ette, meeldetuletus nädal enne ja viimane kinnitus ürituse hommikul.
Kliendipäeva kõige levinum viga on liiga pikk ametlik osa. Kaks tundi on piisav ja kolm tundi on maksimum. Üks töötav jaotus näeb välja nii:
Vaba osa on see, mille pärast üritus üldse toimub. Ametlik osa on ainult põhjus, miks inimesed kohale tulid.
Jagage ruum mõtteliselt kolmeks: koht, kus tervitatakse ja antakse nimesilt; koht, kus on toit ja jook; koht, kus midagi juhtub. Kui kõik kolm on ühes nurgas, tekib ummik ja ruumi teine pool jääb tühjaks. Kui need on liiga kaugel, jagunevad külalised rühmadesse, kes omavahel ei kohtu.
Arvestage, et seisva vastuvõtu puhul kulub ühe külalise kohta umbes üks ruutmeeter vaba põrandapinda, lisaks lauad ja tehnika. Jätke läbipääsud vabaks — kõige kitsam koht ruumis määrab ära, kui mugav kogu õhtu tundub.
Kliendipäeval täidab fototsoon kahte ülesannet. Esiteks annab see inimestele tegevuse: vastuvõtul on alati keegi, kes ei tunne kedagi, ja fotoboksi juurde on lihtsam minna kui võõrasse vestlusringi. Teiseks tekib sisu, mis kannab brändi edasi ka pärast ürituse lõppu.
Fotoboks ise mahub umbes ühe ruutmeetri peale, taustaks sobib 1,5–2 meetrit lai ja 2,5 meetrit kõrge sein. Fotod tulevad kas 10×15 cm suuruses või 5×15 cm fotoribana — riba on kliendipäeval praktilisem, sest see mahub taskusse ja selle serva saab trükkida ettevõtte logo. Kui soovite, et visuaal oleks läbivalt teie oma, tasub lugeda, kuidas käib ettevõtte visuaali viimine fotodele. Suuremas saalis töötab ka fotopeegel, mille juhtnupud on peegli sees ja mis teeb täispikki kaadreid, või 360° platvorm, mis pöörleb külalise ümber ja saadab video automaatselt e-postiga.
Avage fototsoon kohe esimese vaba osa alguses, mitte alles õhtu lõpus. Kliendipäev ei kesta hilisööni ja pool külalistest lahkub juba kahe tunni pärast — kui tsoon avaneb liiga hilja, jääb see pooltühjaks.
Järelkajastus otsustab, kas üritusest jääb midagi järele. Saatke fotod välja hiljemalt kahe tööpäeva jooksul, kuni mälestus on värske. Kõige mugavam on anda külalisele kohapeal QR-kood ja saata galerii link hiljem e-postiga; variandid on kirjas postituses fotode jagamisest külalistele. Lisage kirjale üks konkreetne järgmine samm, mitte üldine tänusõnum.
Küsige fotode tegemise hetkel luba: kui kaadreid kasutatakse hiljem ettevõtte kanalites, peab külaline sellest teadma. Lihtne silt fototsooni kõrval ja üks lause kutses katab selle ära.
Hea kliendipäev on lühike, hästi jaotatud ruumiga ja annab külalisele põhjuse kauemaks jääda. Sisuplokk hoiab kava koos, aga tegelik töö tehakse vabas osas — seal, kus inimesed seisavad, räägivad ja pildistavad.
Kui plaanite sügisest või kevadist kliendipäeva ja soovite fototsooni, fotoboksi, fotopeegli või 360° kaamera pakkumist, võtke meiega ühendust — vastame koos tehnilise nimekirja ja ajakavaga.
