Большинство поставщиков оборудования каждый день получают письма, которые начинаются словами: «Здравствуйте, сколько стоит фотобудка?». Ответить на такой вопрос по существу невозможно: дальше идут четыре уточняющих письма, и неделя просто теряется. Хороший запрос умещается в десять строк и часто приносит конкретное предложение уже в тот же день.
Ниже — чек-лист того, что должно быть в запросе, независимо от того, идёт ли речь о свадьбе, корпоративе, юбилее или выставке. Этот же список пригодится, если вы запрашиваете предложения сразу у нескольких компаний и хотите потом честно их сравнить.
Важный принцип: запрос не обязан быть длинным или красивым. Гораздо полезнее, если он конкретный. Список коротких фактов работает лучше, чем два абзаца связного текста, потому что поставщик может сразу взять его за основу коммерческого предложения.
Первое, что проверяет поставщик, — свободна ли дата. Напишите её уже в первом предложении вместе со временем: когда мероприятие начинается, с какого момента вы хотите пользоваться оборудованием и когда вечер предположительно заканчивается. Это три разных времени — фотозону редко открывают прямо во время welcome-напитков.
Добавьте место проведения с адресом. Логистика влияет и на транспорт, и на время монтажа, а мероприятия за пределами Таллинна планируются иначе, чем ужин в ресторане в центре города. Если площадка ещё не выбрана, укажите хотя бы город или уезд и отметьте, что адрес уточняется. Та же логика действует и в отношении сроков бронирования — об этом мы подробно писали в статье когда бронировать место и технику.
Количество гостей определяет, сколько оборудования имеет смысл заказывать и на какое рабочее время рассчитывать. Приблизительного числа достаточно, но диапазон «50–60» полезнее, чем «около ста».
Информация о помещении экономит больше всего времени, потому что именно из-за неё и возникает большинство уточняющих писем. Рулетка вам не нужна — достаточно того, что видно глазом.
О размерах полезно знать следующее: самой фотобудке нужно около одного квадратного метра пола, а фон обычно имеет ширину 1,5–2 метра и высоту 2,5 метра. Если вы сразу напишете, есть ли такая стена или угол, то получите ответ с решением, а не новый вопрос.
Слово «фотобудка» означает для разных людей разные вещи. Назовите конкретно то, что вас интересует, и добавьте, если вы ещё не определились, — хороший поставщик в этом случае сам подскажет.
Если выбор ещё открыт, поможет сравнение в статье фотобудка, фотозеркало или 360° — как выбрать.
Результат — это то, что остаётся в руках у гостя. Он влияет и на рабочее время, и на подготовку, поэтому упомяните его сразу.
Если у компании есть брендбук или готовый файл с макетом, приложите его сразу к письму. Это заметно сокращает число кругов согласования.
Две цены несопоставимы, пока вы не знаете, что в них входит. Добавьте в конец запроса короткий список вопросов — нормальный поставщик ответит на них по пунктам.
Для большинства мероприятий не стоит ждать, что одна цифра покроет все пожелания. Если бюджет определён, смело назовите его — тогда поставщик соберёт решение, которое в него укладывается, вместо того чтобы предлагать то, что вы всё равно отложите в сторону.
Здравствуйте! 12 декабря мы проводим корпоративный рождественский вечер в Таллинне, в ресторане X (адрес …). Вечер начинается в 18.00 и заканчивается примерно в 23.00. Гостей будет 70, в основном взрослые, языки общения — эстонский и русский. Хотели бы фотобудку с оператором в период с 19.00 до 22.00. В зале есть свободный угол примерно 3 × 3 метра, потолок высокий, розетка находится примерно в пяти метрах. Вход с первого этажа, лестниц нет, машину можно подать к двери. Хотим печатные фотополосы с логотипом компании и дополнительно цифровую галерею. Пришлите, пожалуйста, предложение с указанием количества часов, транспорта и условий предоплаты. Спасибо!
Один такой абзац обычно заменяет всю переписку и даёт поставщику достаточно информации, чтобы прислать в ответ окончательную цену.
Мы — эстонская команда, которая обслуживает мероприятия уже более пяти лет, от Таллинна до Нарвы и от Пярну до Раквере, и самые быстрые договорённости рождаются именно из таких понятных писем. Больше информации об услугах вы найдёте на сайте PicMe.
Если перечисленная выше информация у вас уже есть, просто отправьте её нам — мы ответим предложением и подтверждением свободной даты. Запросить предложение.
