Pulma või juubeli ettevalmistuses on üks ülesanne, mis venib peaaegu alati viimasele hetkele: külaliste nimekiri. Kutsed on välja saadetud, aga vastused tulevad laiali — osa Messengeris, osa SMS-iga, üks tädi helistab. Nädal enne pidu istub korraldaja ja püüab kokku lugeda, mitu inimest tegelikult tuleb ja kes neist ei söö liha. Digitaalne kutse lahendab täpselt selle koha.
Paberkutsel on oma võlu ja mõne pulma stiiliga see lihtsalt käib kokku. Aga korralduslikult on sellel kolm kitsaskohta. Esiteks vastuste kogumine: kutsel ei ole nuppu, millele vajutada, nii et iga külaline vastab seda kanalit pidi, mis talle meelde tuleb. Teiseks muudatused: kui koht, kellaaeg või ajakava muutub, on trükitud kutse juba laiali ja parandust sinna ei tee. Kolmandaks kadumine — kutse jääb kuhugi sahtlisse ja päev enne pidu küsitakse aadressi uuesti.
Need ei ole teoreetilised mured. Just nende pärast kuluvad pulmaeelsed nädalad mitte peo sisule, vaid logistikale: kes vastas, kes mitte, kellele helistada.
Kulupool on eraldi teema. Trükk, ümbrikud, margid ja postitamine lähevad sajakonna külalise juures tuntavaks summaks, ja see raha ei lähe millessegi, mida peol näha oleks.
Digikutse on veebileht, mis avaneb lingi kaudu ja on kättesaadav igas seadmes — telefonis, tahvlis, arvutis. Külaline ei saa seda kaotada: link on tema vestluses või e-kirjas alles ka siis, kui ta selle kaks kuud hiljem uuesti üles otsib.
Korraldaja jaoks on olulisem teine asi. Kutse sisse saab ehitada tagasisidevormi, kus külaline kinnitab osalemise ja märgib oma eelistused. Vastused koonduvad ühte tabelisse, mitte viide eri vestlusesse. Sealt edasi on toitlustaja briifimine, istumisplaan ja lõplik külaliste arv juba mehaaniline töö, mitte detektiivitöö.
MyInvite on Eesti teenus, mis teeb veebipõhiseid kutseid pulmadeks, sünnipäevadeks ja muudeks tähtpäevadeks. Lihtsustatult: paberkutse asemel saate oma kutse, mis elab veebis omal aadressil, avaneb lingi kaudu igas seadmes ja millel on sees vorm, kuhu külalised oma vastuse jätavad.
Kutsed on jagatud nelja kategooriasse — pulm, sünnipäev, laste sünnipäev ja muu üritus — ning iga kutse aluseks on valmis kujundusmall, mida teie andmete ja soovide järgi kohandatakse. Kodulehel välja toodud mallide hinnad jäävad vahemikku 69–99 €, mis on tavaliselt vähem kui saja kutse trükk koos ümbrike ja postikuluga.
Teenus on kättesaadav eesti ja vene keeles, ühendust saab võtta aadressil info.myinvite@gmail.com või Instagramis @myinvite.ee. MyInvite on meie koostööpartner — soovitame neid seetõttu, et kutse ja külaliste nimekiri on peo ettevalmistuses täpselt see osa, mis meie oma tööle eelneb: mida varem on külaliste arv paigas, seda lihtsam on kõik ülejäänu planeerida.
Protsess on jagatud nelja sammu:
Kodulehel on välja toodud neli populaarsemat malli: Brideglow hinnaga 99 €, ning Enchantelope, Birthday ja Sprinklespree hinnaga 69 €. Leht ise on eesti ja vene keeles, mis on Eesti segaseltskonnaga pulmas praktiline detail — osa külalisi loeb kutset ühes keeles, osa teises.
Kui vaadata ainult kujundust, siis paberil ja ekraanil tehtud kutse on maitse küsimus. Vahe tekib tagasisidevormis. MyInvite’i kutse sees saab külaline kinnitada osalemise ja valida oma eelistused, ning korraldaja saab vastustest mugava tabeli.
Lisaks kaob ära üks peidetud kulu, mida keegi ei arvesta — korraldaja tähelepanu. Iga vastus, mis tuleb vales kohas, tuleb kuhugi üles märkida, ja just seal tekivad vead: kaks inimest topelt, üks ununeb, taimetoitlane selgub alles kohapeal.
Praktikas tähendab see, et nädal enne pidu on teil olemas täpne arv, nimekiri ja eritoitumised ühes kohas. See on info, mida küsib teilt niikuinii iga pakkuja: toitlustaja tahab numbrit ja piiranguid, peopaik tahab lauaplaani, ja meie tahame teada külaliste arvu, et soovitada õiget fototsooni formaati.
Aus pilt eeldab ka teist poolt. Mõni asi tasub enne otsustamist läbi mõelda:
Ajastus mõjutab vastamisprotsenti rohkem kui kutse kujundus. Pulma puhul on mõistlik anda esimene teade kuupäevast varakult — nii et külalised jõuaksid puhkuse ja reisid planeerida — ning saata täiskutse koos ajakava ja vastamise tähtajaga paar kuud enne pidu. Firmapeo ja juubeli puhul piisab lühemast etteteatamisest, aga reegel on sama: tähtaeg peab olema kutses kirjas, muidu vastatakse viimasel nädalal.
Digikutse eelis on siin see, et sama linki saab täiendada. Kui ajakava täpsustub või lisandub info transpordi kohta, ei pea uut kutset saatma — piisab sellest, et külaline avab juba olemasoleva lingi uuesti.
Olenemata sellest, kas kutse on paberil või ekraanil, jäävad samad asjad puudu. Enne väljasaatmist kontrollige üle:
Digikutse loogika ei lõpe pidu alguses. Kui külalised on harjunud, et info liigub lingi kaudu, on loomulik, et ka fotod jõuavad nendeni samamoodi — galerii lingi või QR-koodiga, mitte paksu kausta kaudu kuu aega hiljem. Oleme selle poole eraldi lahti kirjutanud postituses Fotode jagamine külalistele: galerii, QR ja e-post.
Sama kehtib külaliste arvu kohta. Kui teate täpset numbrit, saab fototsooni formaadi valida õigesti: väiksema seltskonna puhul piisab ühest lahendusest, suurema puhul tasub järjekord kahe vahel jagada. Formaatide erinevused on võrreldud postituses Fotoboksi või fotopeegli rent pulmadeks – kumba valida?, ja kui koht on veel valimata, aitab pulmapaikade ülevaade.
Digitaalne kutse ei ole lihtsalt odavam paberkutse. Selle põhiline väärtus on see, et vastused tulevad struktureeritult tagasi ja korraldaja ei pea neid käsitsi kokku korjama. Kui kutse on sellega ühendatud, muutub ülejäänud ettevalmistus märksa rahulikumaks.
Kutse poolega aitab MyInvite. Peo poolega aitame meie: kirjutage oma kuupäev, koht ja külaliste arv ning soovitame sobiva fototsooni lahenduse. Küsi hinnapakkumist ja broneeri kuupäev.
